Акт сверки с клиентом: как разобраться, почему суммы не сходятся

Вы пишете клиенту: «По нашим данным, осталось 25 000 ₽». Он отвечает: «У нас получается 15 000 ₽, проверьте». Счета отправляли в разные дни, часть работ закрывали актами, а оплату клиент переводил несколькими платежами. Перечитывать всю переписку можно долго — и всё равно пропустить одну сумму.

В такой ситуации полезно сравнить не только итог, но и путь к нему: с какого остатка вы начали, какие документы добавили и какие платежи вычли. Для этого и нужен акт сверки.

Разберём условный пример. Анна несколько месяцев работает с одним клиентом. В конце сентября у сторон возникла разница в 10 000 ₽. Покажем, как найти её в Ventry и согласовать результат, сохранив историю исправлений.

Что помогает выяснить акт сверки

Акт сверки собирает расчёты с одним клиентом за выбранный период. Он помогает увидеть, какие документы и платежи учтены, и обсудить конкретное расхождение вместо обмена двумя итоговыми цифрами. ФНС также описывает его как документ для сверки взаимных расчётов сторон за определённый период. Описание формата акта сверки на сайте ФНС.

В Ventry откройте раздел «Документы» и вкладку «Акт сверки». При создании выберите свою организацию, клиента и даты начала и конца периода. Сейчас поддерживаются расчёты в рублях.

Сервис берёт данные из уже созданных счетов, актов, УПД и записей о платежах. Переписывать каждую строку в отдельную таблицу не нужно. Но итог зависит от полноты этих данных: если платёж не внесён, программа не узнает о нём только потому, что деньги пришли в банк.

Сверка особенно полезна при регулярной работе: документы копятся, появляются частичные оплаты, старые остатки переходят в новый месяц. Это относится и к счетам, которые вы создаёте по расписанию.

Откуда берётся итоговая сумма

У Анны на начало сентября осталось 10 000 ₽ неоплаченных работ. За сентябрь в расчёт добавились документы на 40 000 ₽ и платежи на 25 000 ₽. Получается:

Часть расчёта	Сумма
Остаток на начало периода	10 000 ₽
Документы за сентябрь	+40 000 ₽
Учтённые платежи за сентябрь	−25 000 ₽
Остаток на конец периода	25 000 ₽

В этом примере положительный остаток означает сумму в пользу Анны. Отрицательный остаток показывал бы перевес платежей над начислениями — например, аванс, который ещё не закрыт работами. Причину нужно смотреть по строкам, а не только по знаку суммы.

Входящий баланс можно рассчитать автоматически или задать вручную. В автоматическом режиме учитываются операции до начала выбранного периода. Ручной остаток пригодится, если раньше вы вели расчёты в другой системе и переносите в Ventry уже сверенную сумму. Он заменяет автоматический начальный остаток, а не прибавляется к нему.

Для Анны это первая проверка: совпадают ли у неё и клиента те самые 10 000 ₽ на начало сентября? Если нет, искать причину только в сентябрьских документах бессмысленно — расхождение пришло из прошлого периода.

Почему счёт и акт не складываются дважды

Если к счёту привязан закрывающий акт или УПД, Ventry выбирает закрывающий документ вместо отдельного начисления по счёту. Если к тому же счёту привязаны и акт, и УПД, приоритет в расчёте получает УПД. Это правило сервиса, а не утверждение, что любой УПД «новее» или важнее акта.

Например, счёт на 20 000 ₽ и связанный с ним акт на те же 20 000 ₽ не должны превратиться в долг 40 000 ₽. Но правило работает по связям между документами. Если документы заведены отдельно и не связаны, сервис не обязан догадаться, что речь об одной работе.

Есть и ограничения: в текущем расчёте для одного счёта выбирается один закрывающий документ. Если вы оформляли несколько частичных актов по одному счёту, их суммы нельзя считать автоматически сведёнными корректно — проверьте такой случай отдельно. Также в расчёт могут попадать черновики документов: исключаются аннулированные, а не все неотправленные.

Если вы работаете через несколько организаций

Выбор организации задаёт реквизиты вашей стороны в акте сверки. Он пока не ограничивает подбор документов этой организацией: источники собираются по клиенту в вашем аккаунте.

Поэтому при работе с одним клиентом от нескольких юрлиц или ИП не отправляйте итог, проверив только шапку. Сначала убедитесь, что в расчёте нет операций другой стороны. Автоматический результат здесь требует отдельной сверки.

Как клиент сообщает о расхождении

После отправки версии акта передайте клиенту публичную ссылку. Для просмотра не нужен аккаунт Ventry. На странице можно распечатать документ, согласовать его, отметить разногласия, предложить операцию или загрузить свою выписку.

В нашем примере клиент видит остаток 25 000 ₽, но помнит ещё один платёж на 10 000 ₽. Вместо ответа «у вас неправильно» он может указать дату, сумму, номер документа и описание. Так у Анны появляется конкретная операция для проверки.

Предложение клиента не меняет баланс автоматически. Анна проверяет его и принимает либо отклоняет; при решении можно оставить комментарий. Принятое предложение добавляется в расчёт, а если версия уже была отправлена, изменения попадут в новый черновик.

Если это действительно пропущенный платёж и его больше нигде не учли, остаток уменьшится с 25 000 до 15 000 ₽. Если платёж уже есть, добавлять ещё одну такую же операцию нельзя: сначала нужно найти существующую запись и разобраться, почему стороны читают итог по-разному.

Принять предложение в акте сверки — не то же самое, что зарегистрировать платёж по счёту. В текущей реализации это операция самой сверки. Если отсутствует исходная запись об оплате, проверьте и её, иначе в счёте и акте сверки могут остаться разные данные. Одновременно учитывать тот же платёж как исходный и как дополнительную несопоставленную операцию тоже не нужно.

Как сверить выписку без ручного переноса строк

Когда расхождение одно, его проще разобрать отдельно. Если клиент прислал таблицу за несколько месяцев, удобнее загрузить файл. Поддерживаются CSV, TXT, XLS и XLSX размером до 10 МБ. Сервис распознаёт некоторые выгрузки из 1С и таблицы с подходящими заголовками; для нестандартной структуры предусмотрено сопоставление колонок.

Загрузка начинается с предварительного просмотра, а не с немедленного изменения баланса:

1. Выберите файл и проверьте распознанные строки. Сверьте даты, номера, суммы и направление операций. Колонки «дебет» и «кредит» в таблице клиента могут отражать его взгляд на расчёты, поэтому их нельзя переносить механически.
2. При необходимости настройте соответствие колонок. Укажите, где дата, описание, номер документа и суммы, затем проверьте результат распознавания.
3. Просмотрите предложенные совпадения. Ventry сравнивает строки с документами и платежами этого клиента. Точное совпадение суммы имеет наибольший вес; также учитываются близость дат и номер документа в описании. Для строки предлагается до пяти кандидатов, окончательный выбор остаётся за человеком.
4. Подтвердите импорт. Ошибочные строки нужно исправить: в импорт идут распознанные строки без ошибок, а не обязательно весь файл целиком.

Близкие даты не доказывают, что операции одинаковые. Например, два платежа по 10 000 ₽ с разницей в день могут относиться к разным счетам. Смотрите на назначение и номер, а не только на первый предложенный вариант.

У сопоставления есть практический смысл: строка, явно связанная с существующей операцией, остаётся видна в акте, но не меняет баланс второй раз. Если не указать эту связь, импортированная строка может посчитаться как дополнительная операция.

Когда файл подтверждаете вы в своём кабинете, строки добавляются как операции сверки. Когда файл загружает и подтверждает клиент по публичной ссылке, строки становятся предложениями, которые вам ещё предстоит принять или отклонить. Поэтому чужую выписку не стоит импортировать целиком как новые операции только ради сравнения: сначала сопоставьте то, что уже учтено.

Почему исправления создают новую версию

Пока акт — черновик, можно менять период, пересчитывать баланс и добавлять операции. При отправке Ventry заново собирает актуальные данные и фиксирует расчёт в версии, которую увидит клиент.

После этого суммы и строки отправленной версии не переписываются. Для исправлений создаётся новая версия-черновик, а предыдущая остаётся в истории. Статус согласования или подписания при этом может меняться: неизменность расчёта не означает, что документ навсегда остаётся в статусе «Отправлен».

У Анны первая версия показывала 25 000 ₽. После проверки пропущенного платежа новый черновик показывает 15 000 ₽. Пока Анна не отправит новую версию, клиент по публичной ссылке продолжит видеть прежнюю. После повторной отправки по ссылке будет доступен новый опубликованный вариант.

Удалить акт целиком нельзя, если у него уже была отправленная версия. Поэтому ошибку исправляют через новую версию, сохраняя историю, а не удалением документа и созданием такого же заново.

Согласование и электронная подпись

Кнопки «Согласовать» и «Есть разногласия» фиксируют ответ клиента в сервисе. Не стоит путать такое действие с подписанием квалифицированной электронной подписью — это отдельный сценарий.

Для отправленной версии в Ventry предусмотрено электронное подписание, если соответствующая функция включена и настроена. Без неё документ можно распечатать и использовать согласованный сторонами порядок подписания. Выбирайте способ с учётом того, какой результат договорились получить: ответ по цифрам или подписанный документ.

Что проверить перед отправкой

Анна нашла причину разницы и подготовила новый вариант. Перед отправкой ей осталось убедиться, что исправление не породило вторую ошибку:

• У сторон один период и одинаковый начальный остаток. Старую разницу не пытаются исправить случайной операцией текущего месяца.
• В акт попали нужные документы. Нет лишних черновиков, документов другой организации или непроверенных частичных закрытий одного счёта.
• Один платёж учтён один раз. Импорт, предложение клиента и исходная запись об оплате не увеличили его сумму втрое. Возвраты и другие нестандартные операции проверены отдельно.
• Предложения клиента разобраны. Непринятое предложение само по себе не исправляет итог.
• Клиент получит актуальную версию. Исправленный черновик отправлен повторно, а не просто сохранён у вас.

Начните с понятного периода

Для первой сверки выберите одного клиента и месяц, по которому у вас есть все документы и платежи. Проверьте входящий остаток, затем несколько строк и итог. Так проще понять расчёт, чем сразу загружать историю за несколько лет.

Если вопрос возник ещё на этапе оформления работ, пригодится разбор различий между актом и УПД. Базовые настройки кабинета описаны в статье о начале работы в Ventry.