Акт или УПД: как выбрать документ для клиента

Вы сдали клиенту дизайн сайта. Всё согласовано, правки закончены, и тут приходит сообщение: «Пришлите закрывающие». В Ventry есть и акт, и УПД. Оба похожи на подходящий вариант, но выбирать наугад не хочется: документ ещё должна принять бухгалтерия клиента.

Начать проще с трёх вопросов: что вы сдаёте, нужно ли оформлять счёт-фактуру по НДС и какой порядок приёмки согласован в договоре. Тогда выбор документа становится понятным, а название кнопки в сервисе уже не определяет решение.

Разберём эту ситуацию на примере дизайнера Анны. Она сдаёт сайт в два этапа: сначала макеты, затем адаптацию под мобильные устройства. Пример условный; правила ниже относятся к оформлению работ и услуг в России.

В чём разница между актом и УПД

Акт фиксирует, какие работы выполнены или услуги оказаны, на какую сумму и как оформлена их приёмка. В ситуации Анны это может быть документ на согласованный комплект макетов. Акт не заменяет счёт-фактуру.

УПД — универсальный передаточный документ. Его можно использовать только как первичный документ либо объединить в нём первичный документ и счёт-фактуру. Поэтому фраза «УПД вместо акта» ещё не говорит, какую именно функцию ему отвели.

Документ	Для чего используют	Заменяет счёт-фактуру
Акт	Оформить выполнение работ или оказание услуг и их приёмку	Нет
УПД со статусом «1»	Объединить первичный документ и счёт-фактуру	Да, при надлежащем оформлении
УПД со статусом «2»	Использовать только как первичный документ	Нет

Статусы «1» и «2» обозначают назначение УПД, а не этап его согласования. «Статус 1» не означает «подписан», а «статус 2» — «черновик». Основа такого разделения — рекомендации ФНС по применению УПД.

Не путайте также счёт на оплату и счёт-фактуру. Первый нужен для расчётов с клиентом, второй связан с учётом НДС. Создание счёта на оплату само по себе не решает вопрос со счётом-фактурой.

Когда выбрать акт, а когда УПД

Допустим, Анна оказывает услуги без НДС, а договор предусматривает приёмку по акту. В такой ситуации акт — понятный вариант: он описывает сданную работу, и клиент знает, какой документ получит. Переходить на УПД только потому, что он выглядит солиднее, незачем.

Но определять свой порядок работы по формуле «я на упрощёнке, значит НДС нет» нельзя. На УСН могут возникать обязанности по НДС; для 2026 года действуют обновлённые условия освобождения. Перед выбором проверьте свою ситуацию по разъяснениям ФНС об НДС при УСН или с бухгалтером.

Для самозанятого есть отдельный момент: акт может описывать принятые работы, но не заменяет чек из «Моего налога». Если Анна работает на НПД, подписание акта не отменяет обязанности выдать чек при расчёте. Это различие поясняет ФНС в материале об актах с самозанятыми.

Если клиент просит именно УПД

Сначала уточните, нужен ли ему документ с функцией счёта-фактуры или только первичный документ. УПД со статусом «2» может быть удобен и при работе без НДС — например, когда бухгалтерия клиента привыкла к единой форме.

Если по операции нужно оформить счёт-фактуру, УПД со статусом «1» позволяет объединить документы. Другой вариант — акт и отдельный счёт-фактура. Само по себе то, что клиент платит НДС, не обязывает любого исполнителя выставлять ему УПД с налогом.

Статус «1» не гарантирует вычет НДС. Нужны корректно оформленный документ и выполнение условий налогового законодательства. Статус «2» не выполняет функцию счёта-фактуры, но это не означает, что клиент навсегда теряет возможность вычета: при необходимости счёт-фактура оформляется отдельно. Не стоит добавлять НДС в документ только по просьбе клиента, не разобравшись в своих налоговых обязанностях. Порядок применения счетов-фактур установлен статьёй 169 НК РФ.

Что учесть в договоре и при сдаче этапов

У Анны в договоре написано «акт», а бухгалтерия предлагает УПД. Это не повод начинать спор о названии документа. Сначала нужно понять, сохраняются ли описание работ, порядок приёмки, сроки и все необходимые реквизиты.

В письме от 26.12.2025 № ЕА-2-26/19733@ ФНС пояснила: УПД, объединяющий первичный документ и счёт-фактуру, можно использовать вместо отдельных акта и счёта-фактуры; отдельно оговаривать именно такую замену в договоре, по мнению ведомства, необязательно. При этом письмо не разрешает произвольно менять остальные условия сделки. Текст письма ФНС, PDF.

Практически удобнее согласовать формат до отправки. Если клиент использует свою форму, требует определённые приложения или принимает документы через конкретную систему, выясните это заранее. Для новых договоров можно сразу описать подходящий обеим сторонам порядок обмена.

Как закрывать работу по частям

Анна сначала сдаёт макеты, а мобильную адаптацию продолжает делать. Если договор предусматривает отдельную приёмку этапов, документ на первый этап должен отражать именно макеты, их стоимость и согласованный объём. Включать туда весь сайт только ради одного документа неудобно: будет непонятно, какая часть уже принята.

Поэтапная работа сама по себе не требует выбирать исключительно акт. Для этапа можно использовать и УПД, если он подходит по назначению и согласованному порядку оформления. Главное — не задвоить одну и ту же работу в документах на этап и на весь проект. А аванс не следует автоматически приравнивать к приёмке результата: порядок оплаты и порядок сдачи — разные части договорённостей.

Нужен ли для УПД электронный документооборот

Выбор УПД не означает, что документ обязательно должен быть электронным. Для обычных работ и услуг возможен бумажный документооборот, если для вашей ситуации нет специальных требований.

С 1 января 2026 года отменены прежние утверждённые форматы электронного акта и товарной накладной. Для формализованного электронного обмена этими документами используется формат УПД 5.03. При этом бумажные акты и неформализованные электронные первичные документы не запрещены — это прямо поясняет ФНС в разъяснении об отмене форматов.

Здесь полезно спросить клиента точнее: ему нужен документ для просмотра, бумажный оригинал или формализованный электронный УПД через оператора ЭДО? PDF и ссылка на страницу документа не становятся таким УПД только из-за названия файла. Для электронного счёта-фактуры действуют требования к формату, подписи и порядку обмена. ФНС об электронных счетах-фактурах.

Как подготовить документ в Ventry

Когда формат согласован, можно переходить к оформлению. В Ventry акт и УПД можно создать на основе счёта: это помогает перенести данные клиента и позиции без повторного набора.

1. Откройте нужный счёт. Убедитесь, что выбран правильный клиент и в счёте указаны именно те работы, которые вы закрываете.
2. Выберите создание акта или УПД. Соответствующая возможность должна быть доступна и включена в вашем кабинете. Созданные документы можно найти в разделе «Документы» на вкладках «Акты» и «УПД».
3. Проверьте перенесённые данные. Сверьте реквизиты, описание работ, номер, дату и суммы. Для УПД дополнительно проверьте назначение документа, статус и параметры НДС. Значения по умолчанию не определяют ваш налоговый режим.
4. Сверьте итог перед отправкой. При создании УПД сервис рассчитывает НДС поверх сумм позиций исходного счёта. Если согласованная с клиентом цена уже включает налог, нельзя просто повторно начислить его сверху — сначала проверьте расчёт.
5. Передайте документ согласованным способом. Публичная ссылка позволяет клиенту открыть документ без регистрации. Для бумажного обмена подготовьте печатный экземпляр; для электронного подписания проверьте доступность соответствующей функции.

В проверенной реализации электронная подпись Ventry относится к PDF документа. Поэтому публичную ссылку или подписанный PDF нельзя обещать клиенту как замену формализованному обмену УПД через оператора ЭДО. Если бухгалтерия ожидает именно такой обмен, заранее согласуйте подходящий канал.

Как подписать документ

Сам документ и способ его подписания — два отдельных вопроса. При бумажном обмене стороны подписывают экземпляры вручную. При электронном нужно учитывать требования к конкретному документу и договорённости сторон: нельзя обещать, что любой скан всегда равнозначен оригиналу.

Для электронных документов может использоваться квалифицированная подпись; применение простой или неквалифицированной подписи зависит от предусмотренных законом случаев и соглашения участников. Для электронного счёта-фактуры требуется усиленная квалифицированная подпись. ФНС о применении электронной подписи, статья 169 НК РФ.

В Ventry предусмотрено подписание актов и УПД квалифицированной электронной подписью. Для него нужны включённая функция, подходящий сертификат и настроенное программное обеспечение КриптоПро в браузере. Это не подписание одним нажатием без предварительной настройки. На публичной странице клиент может воспользоваться доступным сценарием подписания, а сведения об уже сохранённых подписях остаются видны и при отключении новых подписаний.

Не заменяйте подпись картинкой. Изображение подписи или печати не является криптографической электронной подписью. Для счетов-фактур ФНС отдельно указывает, что факсимиле не соответствует установленному порядку подписания и не даёт надлежащего основания для вычета. Разъяснение ФНС о факсимильной подписи.

Что проверить перед отправкой

Вернёмся к Анне. Она согласовала с бухгалтерией вид документа, указала в нём первый этап и сверила сумму. Осталось проверить несколько вещей, из-за которых документы чаще всего приходится переделывать:

• Описание работ совпадает по смыслу с договором и счётом. Из документа понятно, какой результат или период принимает клиент; одинаковые работы не выставлены повторно.
• Статус УПД выбран по назначению. Он не подменяет проверку НДС и не обозначает статус подписания.
• Суммы и налог рассчитаны правильно. В частности, НДС не добавлен второй раз поверх уже согласованной цены с налогом.
• Способ обмена подходит клиенту. Ссылка для просмотра, бумажный экземпляр и формализованный документ через ЭДО — разные варианты.
• Приёмка действительно оформлена. Отправленный файл ещё не означает, что клиент подписал документ или принял работы в предусмотренном договором порядке.

С чего начать в своей сделке

Откройте договор и уточните у клиента, какой документ и способ обмена ему нужны. Затем проверьте, требуется ли по вашей операции счёт-фактура. После этого можно выбирать акт или нужный вариант УПД и готовить его в Ventry.

Если в вашей ситуации есть спор о НДС, полномочиях подписанта или условиях приёмки, этот общий разбор не заменит проверку конкретной сделки с бухгалтером или юристом. А настроить сам кабинет поможет статья о начале работы в Ventry.