Автоматические счета клиенту: как настроить расписание

Каждое первое число Анна выставляет клиенту счёт за сопровождение сайта. Клиент тот же, услуга та же, сумма — 30 000 ₽. Нужно снова открыть документы, проверить реквизиты, подготовить счёт и не забыть его отправить. Работа небольшая, но повторяется каждый месяц и легко теряется среди срочных задач.

Для таких случаев в Ventry есть расписание документов. Оно готовит документы по заданному правилу: кому, когда, за что и на какую сумму. Готовый документ можно оставить черновиком или отправлять автоматически.

Разберём настройку на условном примере Анны. У одного клиента у неё фиксированная оплата за сопровождение, у другого — расчёт по часам. Повтор может быть одинаковым, а правила расчёта суммы будут разными.

Что можно поручить расписанию

Из раздела «Документы» откройте «Основания и автоматизация». Здесь создаются правила для регулярных счетов и актов. К расписанию можно привязать основание — договор, заказ или сделку, — но это необязательно.

Расписание удобно, когда порядок работы уже понятен: ежемесячное сопровождение, почасовая поддержка, повторяющиеся этапы. Оно помогает вовремя подготовить документ, но не определяет за вас, какие работы клиент согласовал и когда их можно предъявить к оплате.

В текущей версии автоматическое создание предусмотрено для счетов и актов. УПД по расписанию пока не создаются. Если клиенту нужен именно УПД, его оформление нужно предусмотреть отдельно; различия документов разбираем в статье об акте и УПД.

Как выбрать шаблон под договорённости

В форме есть четыре шаблона. Они задают состав документов и способ расчёта, а периодичность вы выбираете в отдельном поле «Повтор».

Шаблон	Что подготовит расписание	Когда в текущей форме
Ежемесячная услуга	Счёт на фиксированную сумму и связанный с ним акт	Счёт в начале периода, акт — за день до его конца
Почасово за месяц	Счёт по завершённым записям времени выбранного проекта	На границе окончания периода
Аванс и финал	Авансовый счёт и акт	Счёт в начале периода, акт — за день до его конца
По этапам	Счёт по стоимости подходящих выполненных задач проекта	На границе окончания периода

Для сопровождения за 30 000 ₽ Анна выбирает «Ежемесячная услуга». Для клиента, который оплачивает фактические часы, — «Почасово за месяц». Само название шаблона не фиксирует календарь: повтор нужно проверить отдельно.

Название «Аванс и финал» тоже стоит читать внимательно. В текущей форме этот шаблон создаёт авансовый счёт и акт, а отдельный финальный счёт на остаток автоматически не добавляет. Если договор предусматривает доплату, её расчёт и оформление нужно проверить отдельно.

Акт создаётся на основе счёта этого же периода. Поэтому он зависит от успешного создания счёта. И появление акта в системе ещё не означает, что клиент принял работы: порядок приёмки остаётся частью ваших договорённостей.

Откуда берётся сумма

Для фиксированной оплаты вы задаёте сумму и понятное название услуги. У Анны это «Сопровождение сайта» и 30 000 ₽. Число записанных часов не меняет эту сумму само по себе.

Для почасовой оплаты нужен выбранный проект и его почасовая ставка. В расчёт попадают завершённые записи, начало которых относится к периоду расписания. Например, 12 часов по 2 000 ₽ дают 24 000 ₽ до возможных налоговых настроек счёта. Работающий таймер ещё не считается завершённой записью, а отсутствие ставки нельзя компенсировать одним выбором почасового шаблона.

Для оплаты по этапам используются задачи выбранного проекта в статусе «Выполнено» с указанной стоимостью. В текущей реализации попадание в период определяется датой последнего изменения задачи. Если старую выполненную задачу отредактировали позднее, проверьте, не появилась ли она в новом расчёте. Это не автоматическое подтверждение сдачи договорного этапа.

Если подходящих позиций с положительной стоимостью нет, счёт не создаётся. Поэтому при пропуске сначала проверьте проект, ставку, записи времени или стоимость задач. Также не запускайте два одинаковых правила на один проект и период: расписание не следует считать общей защитой от повторного выставления работы, уже включённой в другой счёт.

Как задать даты и остановку

Для ежемесячного сопровождения Анна задаёт начало на первое число и повтор «Раз в месяц». Так границы периода совпадают с её договорённостями с клиентом. Если выбрать начало в середине месяца, расчётный период тоже будет начинаться в середине — название шаблона это не исправит.

В поле «Повтор» доступны неделя, месяц, квартал, год и собственный интервал в днях. Для календарных повторов предусмотрены короткие месяцы: дата, заданная на 31-е число, переносится на последний день месяца, в котором нет 31-го. Следующий подходящий месяц снова использует заданное число. «Каждые 30 дней» работает иначе: это интервал дней, который не равен календарному месяцу.

Порядок настройки такой:

1. Выберите клиента, шаблон и название. По названию должно быть понятно, что именно повторяется.
2. Укажите начало и повтор. Проверьте не только дату, но и время запуска. Для собственного интервала заполните число дней.
3. Выберите проект, если сумма зависит от работы. Основание при необходимости можно добавить отдельно.
4. Задайте сумму для фиксированной услуги. Для расчёта по проекту проверьте исходные данные, из которых получится сумма.
5. Укажите, когда остановиться. Можно задать окончание, ограничить число запусков или сумму. Для бессрочного сопровождения предусмотрите момент, когда поставите правило на паузу.

У ограничений есть нюансы. «Не более запусков» считает успешное создание документов, а не месяцы: счёт и акт — два запуска. Лимит суммы проверяется перед следующим шагом и не уменьшает очередной счёт до оставшегося лимита. Поэтому он не гарантирует точное попадание в бюджет и может остановить правило до создания очередного акта.

Если вы указали начало в прошлом, не рассчитывайте на немедленную рассылку всей истории. Для пропущенных запусков предусмотрено предложение подтвердить создание. После сохранения проверьте ближайший запуск и уведомления расписания.

Оставить черновик или отправить автоматически

Поле «Результат» определяет, что произойдёт с готовыми документами. По умолчанию выбран черновик: Ventry подготовит документ, а проверка и отправка останутся за вами.

Результат	Что происходит
Черновик	Документ создаётся для вашей проверки
Отправить в кабинет	Документ получает статус отправленного для работы через кабинет клиента
Публичная ссылка по email	На email клиента ставится в очередь письмо со ссылкой на документ
Кабинет и email	Используются оба варианта

Для первого периода Анна оставляет черновик. Она проверяет описание услуги, сумму, даты и реквизиты на реальном документе. Для почасового клиента дополнительно сверяет часы с записями времени.

Если выбираете email, заранее проверьте адрес в карточке клиента: без него письмо со ссылкой не будет поставлено в очередь. Статус «Отправлен» сам по себе не подтверждает, что письмо доставлено или прочитано. Для работы через кабинет также убедитесь, что клиенту настроен доступ.

В текущей форме выбранный результат применяется ко всем шагам расписания. Если шаблон создаёт и счёт, и акт, автоматическая отправка относится к обоим документам. Это важно, когда счёт можно отправлять сразу, а акт вы хотите сначала проверить.

Что делать с поздно внесёнными часами

Допустим, расписание подготовило счёт за сентябрь на 12 часов. Потом Анна вспомнила о двух часах сентябрьской работы и добавила запись за нужную дату. Теперь расчёт того же периода может оказаться больше уже созданного счёта.

Для таких случаев предусмотрено уведомление «Обнаружены поздние часы» с действием «Подтвердить корректировку». Проверка выполняется при обработке расписания; не стоит ожидать мгновенного уведомления сразу после каждой правки времени.

Здесь важен сам период. Новая работа в октябре относится к следующему расчёту. Она не становится исправлением сентябрьского счёта только потому, что появилась после его отправки.

После подтверждения результат зависит от состояния исходного документа:

• Если счёт ещё допускает изменение, Ventry обновляет его позиции по актуальному расчёту периода.
• Если счёт уже зафиксирован, создаётся отдельный корректировочный документ на положительную разницу.

Корректировку тоже нужно проверить: её создание не стоит приравнивать к подтверждённой доставке клиенту. Этот механизм предназначен для увеличения расчёта и не обещает автоматически обработать уменьшение часов. Кроме того, пересчёт использует текущую ставку проекта, поэтому при её изменении проверьте, из чего возникла разница.

Общую сверку работы, которая ещё не попала в счета, разбираем в статье о невыставленных часах.

Что проверить после первого периода

У Анны появился первый счёт за сопровождение. Теперь полезнее проверить результат, чем считать настройку законченной только потому, что правило сохранилось:

• Создался нужный документ за нужный период. Шаблон, дата старта и повтор соответствуют договорённостям.
• Сумма объяснима. Фикс остался фиксированным, а почасовой счёт сходится с завершёнными записями и ставкой проекта.
• Нет второго счёта за ту же работу. Ручное выставление и другое расписание не продублировали позиции.
• Выбранный способ доставки сработал. Черновик проверен и отправлен, либо проверены адрес клиента и результат автоматической отправки.
• Понятно, когда правило остановится. Окончание, лимиты и пауза не оставлены без внимания после завершения работы с клиентом.

Начните с одного регулярного клиента

Выберите простую повторяющуюся услугу и создайте расписание с результатом «Черновик». После первого периода проверьте счёт и, если предусмотрен, акт. Когда станет понятно, что даты, суммы и документы подходят вашему процессу, можно расширять автоматизацию.

Если сначала нужно разобраться с клиентом, проектом и учётом времени, начните с базовой настройки Ventry.