Как начать работу в Ventry и не увязнуть в настройках

В понедельник вы обсудили с клиентом правки к сайту. Во вторник поправили форму, в среду вернулись к ней после ещё одного сообщения. В пятницу пора выставлять счёт. Сама работа помнится хорошо, а вот сколько времени заняла — уже не очень. Полчаса на разговор? Час на форму? И куда записали вчерашние правки?

Для такой работы и пригодится Ventry: в нём можно вести проекты, записывать потраченное время и готовить документы клиентам. Но при первом входе возникает другой вопрос — с какой стороны ко всему этому подойти. Заполнять реквизиты, заводить задачи, выбирать тариф?

Давайте разберёмся на одном примере. Представим, что вы дорабатываете сайт небольшой мастерской и договорились с заказчиком об оплате по часам. Пройдём от создания проекта до первого счёта. По дороге станет понятно, какие настройки нужны сразу, а к каким можно вернуться позже.

Сначала — задача, с которой вы пришли

У нашего проекта простая цель: не потерять часы работы над сайтом и в конце недели показать клиенту понятную сумму. Для этого понадобятся проект, ставка и записи времени. Расходы, команда и интеграции пока могут подождать.

Это полезная отправная точка и для других задач. Если вы работаете за фиксированную сумму, учёт времени тоже может пригодиться: после завершения проекта будет видно, сколько часов он занял. Сам по себе таймер не меняет договорённости с заказчиком. При фиксированной цене записанные часы помогают оценить свою работу, а сумма счёта остаётся той, о которой вы договорились.

Ventry имеет смысл пробовать, когда такая работа повторяется: несколько заказов, возвращающиеся клиенты, регулярные документы. Если сейчас достаточно одной заметки с двумя задачами, необязательно сразу переносить в сервис все дела. Начните с проекта, на котором есть что проверить.

Что делать после первого входа

После регистрации вы попадаете в рабочее пространство. На бизнес-дашборде есть подсказки по настройке, а в меню помощи можно открыть мастер и пройти его по порядку. Обязательного обхода всех настроек перед началом работы нет.

В мастере собраны реквизиты, проекты, выбор функций и часовой пояс. В зависимости от доступных возможностей появятся дополнительные шаги — например, приглашение команды. Если каких-то данных ещё нет, соответствующую настройку можно пропустить.

Для нашего примера начнём с проекта. Реквизиты нужны ближе к счёту, а приглашать коллег пока некого. Такой порядок позволяет попробовать сервис на деле ещё до того, как вы заполните весь кабинет.

Когда заполнять реквизиты

Название, ИНН и банковские данные будут подставляться в документы. Есть под рукой — можно заполнить сразу. Нет — вернитесь в раздел «Реквизиты» перед первым счётом. Для знакомства с таймером они не нужны.

Одну настройку всё же стоит проверить сразу

Посмотрите, какой выбран часовой пояс. Он влияет на распределение записей по дням. Если вы работаете поздно вечером, неверный пояс может перенести запись на соседний день в отчёте. Лучше заметить это на первой записи, чем выяснять в конце месяца, почему даты не сходятся.

Один проект, одна ставка, первая запись

Назовём проект «Сайт мастерской». Такое название легко узнать в списке, когда рядом появятся другие заказы. Если клиент уже добавлен в базу, привяжите его к проекту. Если нет, это можно сделать позже — перед подготовкой документов.

Укажите часовую ставку, о которой договорились с заказчиком. Для примера возьмём 1 500 ₽ в час. Это условная сумма для расчёта, а не рекомендация по стоимости вашей работы.

В настройках можно встретить ещё один показатель — себестоимость часа. Это ваши внутренние затраты; клиенту они не видны. Ставка отвечает на вопрос, сколько вы берёте за работу, себестоимость помогает оценить, что остаётся после затрат. Если пока не знаете, как её считать, оставьте этот вопрос на потом.

Теперь можно запускать таймер. Выберите проект, добавьте понятное описание работы и начинайте. Закончили или переключились на другой заказ — остановите запись. Если забыли включить таймер, время можно добавить вручную.

Описание лучше писать так, чтобы оно было понятно и через неделю. «Поправил проверку телефона в форме» полезнее, чем «Правки». Особенно когда правки к одному сайту приходят несколько дней подряд.

Допустим, за неделю в нашем проекте появились такие записи:

Работа	Время
Обсуждение изменений с заказчиком	30 минут
Доработка формы заявки	1 час 20 минут
Проверка формы и исправления	40 минут
Всего	2 часа 30 минут

При ставке 1 500 ₽ в час это 3 750 ₽, если все эти работы входят в оплачиваемое время по вашей договорённости. Разговор с клиентом тоже может быть работой, но включать его в счёт стоит по согласованным условиям. Сервис сохранит запись; решать, что оплачивается, всё равно вам с заказчиком.

Как не перегрузить себе меню

После первой записи уже проще понять, чего вам не хватает. Для сайта мастерской пока достаточно проектов, задач и учёта времени. Когда подойдём к документам, понадобятся счета. Если заказчик просит акт или УПД, включите и соответствующий раздел: они зависят от включённых счетов.

Остальные функции можно подключать по мере необходимости. Купили для проекта изображения или оплатили подрядчика — появился повод разобраться с расходами. Хотите понять, сколько остаётся после затрат, — с аналитикой рентабельности. До этого нет необходимости изучать каждый пункт меню.

В настройках функций можно скрыть разделы, которыми вы не пользуетесь, а затем включить их снова. Если нужного раздела всё равно нет, проверьте доступность функции на вашем тарифе и настройки сервиса.

Что делать с командой

Если работаете самостоятельно, приглашения можно пропустить, а команды — выключить в настройках. Если сайт делаете вместе с дизайнером или другим разработчиком, к разделу «Команды» уже есть конкретный вопрос: как организовать совместную работу над проектом. Тогда имеет смысл вернуться к приглашениям и проверить условия тарифа.

В конце недели — счёт

Вернёмся к пятнице. Теперь у нас есть не приблизительное «кажется, часа три», а три записи с описаниями и общей продолжительностью. Перед подготовкой счёта их нужно просмотреть: не осталось ли работающего таймера, всё ли относится к этому клиенту, тот ли период выбран.

Затем проверьте клиента и свои реквизиты. При почасовой оплате сверьте продолжительность работ, ставку и итог. В нашем условном примере получилось 3 750 ₽. Если сумма в документе другая, разберитесь в причине до отправки: возможно, попала лишняя запись или указана другая ставка.

Сам документ тоже стоит открыть и прочитать. В первый раз это особенно полезно: вы увидите, какие данные подставились и как работу увидит заказчик. После проверки счёт можно отправлять.

Акт и УПД — отдельный вопрос

Заранее уточните у клиента, какой документ ему понадобится после выполнения работы. Не нужно готовить оба просто потому, что в меню есть две кнопки. Проверьте, что нужный раздел включён и доступен на вашем тарифе, а перед отправкой сверьте данные документа.

На этом первый рабочий цикл пройден. В следующий раз у вас уже будут клиент, проект и реквизиты. Останется записывать новую работу и проверять документы перед отправкой.

Чем отличаются тарифы Ventry?

Выбирать тариф проще, когда уже понятно, что вы собираетесь делать. Сравните стоимость и возможности в таблице — она получает актуальные данные из каталога тарифов Ventry.

Годовая цена — сумма за весь год при годовой оплате. Полный состав возможностей и условия смотрите на странице тарифов. Выбирайте план под свою работу: если возможностей бесплатного тарифа достаточно, можно на нём и остаться.

Что будет понятно после первой недели

Первый счёт — лишь один из результатов. У вас появятся записи, по которым можно посмотреть, сколько заняли обсуждения, выполнение и доработки. Возможно, именно переписка и мелкие исправления съели ту часть дня, которую раньше было трудно вспомнить.

По одному проекту рано делать выводы о всей работе. Но уже можно проверить, удобно ли вам вести записи, понятны ли их описания и получается ли сверить часы со счётом без долгого восстановления событий.

Поэтому для начала выберите ближайшую настоящую задачу. Создайте проект, запишите время, в конце дня вернитесь к результату. Тогда следующий вопрос к Ventry появится из вашей работы: как подготовить акт, учесть расходы или подключить коллегу. И будет понятно, зачем открывать очередной раздел.