Часы записаны, а счёт не выставлен: как не забыть об оплате

В пятницу вы закончили правки для клиента. В понедельник пришла срочная задача по другому проекту, потом созвон, потом ещё правки. Время записано, работа сделана, а счёт так и лежит в планах. Клиент его не просит — и постепенно вы тоже перестаёте о нём думать.

Таймер помогает сохранить часы, но сам по себе не доводит их до оплаты. Для этого нужно ещё проверить записи, собрать счёт, отправить его и отметить поступившие деньги. В Ventry за этими шагами удобно следить через «Денежный цикл» на главной странице.

Разберём на условном примере. Дизайнер Саша работает над сайтом по ставке 2 000 ₽ в час. За неделю набралось 12 часов, из них 4 уже включены в отправленный счёт. Остальные 8 пока ждут своей очереди. Именно о них легко забыть, когда начинается следующая неделя.

Какие часы ещё не попали в счёт

Сначала разделим две ситуации. Если Саша забыл включить таймер и не добавил время вручную, сервису не из чего его посчитать. Такие записи придётся восстановить по задачам, календарю или переписке.

Невыставленные часы — другое: время уже записано, но ещё не учтено в выставленных счетах. Для этого расчёта Ventry берёт завершённые записи времени по проекту и вычитает часы из связанных с задачами позиций отправленных и оплаченных счетов, рассчитанных по учтённому времени.

В нашем примере получается: 12 − 4 = 8 часов. При ставке проекта 2 000 ₽ это 16 000 ₽. Сумма помогает оценить объём работы, который ещё предстоит проверить и предъявить к оплате. Это не подтверждение долга клиента: состав работ и порядок расчётов зависят от ваших договорённостей.

Есть два нюанса, которые стоит проверить, прежде чем искать ошибку в цифрах:

• Черновик счёта ещё не уменьшает остаток. Если Саша только подготовил документ, часы по-прежнему считаются невыставленными.
• Фиксированная цена не равна оплате по часам. Счёт с фиксированной суммой или без связи с задачами может не уменьшить этот показатель. Для таких проектов нужно отдельно сверять сумму и состав счёта, а время использовать для оценки своих затрат.

Как читать денежный цикл

Откройте главную страницу Ventry и найдите блок «Денежный цикл». Он показывает несколько срезов работы: что ещё не выставлено, что уже выставлено, где прошёл срок оплаты и что оплачено за месяц.

Показатель	Что он помогает проверить
Невыставленные часы	Оценку оставшихся часов в деньгах по ставке проекта
Готово к выставлению	Сумму по проектам, которым сервис присвоил эту стадию
Выставлено	Сумму счетов со статусом «Выставлен», ожидающих оплаты
Просрочено	Часть выставленной суммы, у которой прошла указанная дата оплаты
Оплачено за месяц	Сумму счетов, отмеченных как оплаченные в этом месяце
Нужны акт/УПД	Оплаченные счета, для которых сервис не нашёл подписанного акта или УПД

Эти цифры нельзя просто сложить. «Готово к выставлению» входит в невыставленную сумму, а «Просрочено» — в выставленную. Иначе одна и та же работа попадёт в ваш подсчёт дважды.

Ещё одна деталь: денежная оценка невыставленных часов использует ставку проекта. Если она не задана, часы могут быть, а сумма окажется нулевой. Поэтому ноль в этом блоке сам по себе не означает, что всё уже выставлено.

Когда пора готовить счёт

Стадия «Готово к выставлению» появляется, когда в проекте закрыты все учитываемые открытые задачи и остались невыставленные часы. Второй повод — накопился заданный объём таких часов. По умолчанию порог составляет 8 часов: ждать окончания большого проекта для этого сигнала не требуется.

Но есть приоритет: если у проекта уже есть выставленный неоплаченный счёт, он остаётся на стадии «Выставлено». Как раз так у Саши: 4 часа уже выставлены и ждут оплаты, ещё 8 накопились отдельно. Поэтому смотреть только на название стадии недостаточно — остаток часов тоже имеет значение.

Сигнал не отправляет счёт клиенту и не меняет ваши договорённости. Если вы рассчитываетесь по пятницам, он поможет подготовиться к пятнице. Если оплата привязана к приёмке этапа, сначала нужно разобраться с этапом, даже когда часов накопилось больше порога.

Перед следующим счётом Саша проверяет записи за неделю: нет ли случайно оставленного таймера, понятны ли описания задач и какие часы уже выставлены. Затем включает оставшиеся согласованные работы в счёт. Для почасового расчёта важно сохранить связь позиций с задачами и учтённым временем — одна произвольная строка с общей суммой не даёт сервису той же информации.

Как заметить давно забытые часы

Не каждый проект набирает восемь часов за неделю. Бывает наоборот: короткая консультация, пара небольших правок, один созвон. По отдельности суммы небольшие, поэтому их особенно легко оставить «до следующего раза».

Для этого есть сигнал о давно невыставленном времени. По умолчанию он ориентируется на записи старше 30 дней и показывает проект с количеством часов, требующих внимания. Возраст считается по началу записи времени, а не по дате последнего изменения проекта.

У проверки есть ограничение: она ищет старые записи по задачам, которые ещё не встречались в отправленных или оплаченных счетах. Если часть работы по задаче уже выставлена, этот сигнал может не показать оставшиеся часы. Поэтому список предупреждений полезен для поиска забытых задач, но не заменяет сверку всего остатка.

Настройте сигналы под свой график

В настройках аккаунта откройте «Сигналы бизнеса», затем группу «Счета и оплаты». Там есть три отдельных правила:

• «Проект готов к счёту» — по умолчанию 8 часов. Это объём накопленного времени, при котором стоит проверить возможность выставления. Для коротких консультаций можно выбрать меньший порог.
• «Давно не выставленные часы» — 30 дней. Это возраст записей для напоминания. Если вы сверяете работу еженедельно, можно начать с 7 дней и посмотреть, насколько полезны сигналы.
• «Приближение оплаты» — 3 дня. Это предупреждение за три дня до указанной даты оплаты счёта. Настройка не даёт клиенту три дня на оплату и не меняет срок в документе.

Сохраните изменения. Необязательно сразу подбирать идеальные значения: сначала выберите свой обычный ритм, а после нескольких сверок станет понятно, какие напоминания приходят вовремя.

Что проверить после отправки счёта

Допустим, Саша выставил оставшиеся 8 часов. Теперь задача другая: убедиться, что счёт дошёл до клиента, в нём стоит верная дата оплаты, а поступившие деньги отражены в сервисе.

Пока счёт имеет статус «Выставлен», его сумма остаётся в соответствующем показателе. Если указанная дата оплаты прошла, он также попадёт в «Просрочено». Без даты оплаты сервис не сможет определить просрочку по этому правилу.

Когда оплата отражена и счёт получил статус «Оплачен», он учитывается в оплаченной сумме за соответствующий месяц. Сам факт отправки документа ещё не означает, что деньги получены.

Отдельно проверьте «Нужны акт/УПД». Здесь сервис смотрит на наличие подписанного закрывающего документа, поэтому одного черновика недостаточно, чтобы убрать напоминание. Какие документы нужны именно в вашей работе, сверяйте с условиями сделки; этот счётчик помогает следить за оформлением, а не определяет его обязательность. Разницу между документами разбираем в статье об акте и УПД.

Привычка, которая доводит часы до оплаты

Саше не нужно каждое утро разбирать все показатели. Достаточно привязать сверку к моменту, когда он обычно готовит счета. Например, перед завершением рабочей недели:

1. Посмотреть остаток невыставленных часов и проверить записи по нужным проектам.
2. Сопоставить их с уже отправленными счетами и договорённостями с клиентом.
3. Подготовить и отправить счета за работы, которые пора выставить.
4. Проверить ожидаемые оплаты и отразить поступившие деньги.
5. Закончить оформление документов там, где это требуется.

Начните с одного проекта

Возьмите проект, по которому давно не выставляли счёт. Проверьте завершённые записи, ставку и уже выставленные часы. Если цифры сходятся, у вас будет конкретный следующий шаг: подготовить счёт, уточнить состав работ или дождаться согласованной даты расчёта.

А если выяснится, что часть времени вообще не записана, сначала восстановите её. Настройку таймера и первую запись разбираем в статье о начале работы в Ventry.